Association des Propriétaires du Lac Viceroy
STATUTS ET RÈGLEMENTS
TABLE DES MATIÈRES
DÉFINITIONS
CHAPITRE 1 – MISSION ET OBJECTIFS
CHAPITRE 2 – DISPOSITIONS GÉNÉRALES
1. Siège social
2. Sceau
3. Les membres et les membres en règle
4. Cotisations et contributions
5. Carte de membre
6. Exclusion
7. Démission
CHAPITRE 3 – LES ASSEMBLÉES DES MEMBRES
8. Assemblée générale annuelle
9. Assemblée extraordinaire
10. Avis de convocation
11. Quorum
12. Vote
CHAPITRE 4 – LE CONSEIL D’ADMINISTRATION
13. Nombre
14. Éligibilité
15. Durée des fonctions
16. Élections
Mode d’élection
17. Retrait d’un administrateur
18. Rémunération
19. Réunions du conseil d’administration
20. Convocation
21. Avis de convocation
22. Quorum et vote
CHAPITRE 5 – LES OFFICIERS
23. Désignation
24. Élection
25. Rémunération
26. Président
27. Vice-président
28. Secrétaire
29. Trésorier
CHAPITRE 6 – DISPOSITIONS FINANCIÈRES
30. Année financière
31. Livres et comptabilité
32. Vérification
33. Effets bancaires
34. Contrats
CHAPITRE 7 – DISPOSITIONS ADDITIONNELLES
35. Annulations,amendements,nouveaux règlements.
36. Disqualification, départ d’un administrateur
37. Dispositions extraordinaires
38. Dissolution de l’association
DÉFINITIONS
◊ L’Association des propriétaires du lac Viceroy est un organisme communautaire sans but lucratif.
◊ Le territoire desservi par l’association est celui de la Municipalité régionale de comté de Papineau.
◊ Le mot « corporation » ou « association » signifie l’Association des propriétaires du lac Viceroy.
◊ Le mot « membre » désigne toute personne ayant les qualités requises par les présents règlements.
◊ Le mot « administrateur » désigne les membres du conseil d’administration. Les administrateurs ont, envers l’association, des devoirs de compétences et de soins ainsi que de loyauté et de bonne foi dans l’intérêt de l’association.
◊ Les mots « conseil d’administration » signifient le conseil d’administration de l’Association des propriétaires du lac Viceroy. C’est au conseil d’administration pris dans son ensemble, en tant que corps, que la loi lui attribue le pouvoir d’administrer les affaires de l’association. Les décisions des administrateurs sont donc collectives et non individuelles.
◊ L’utilisation du générique masculin dans le présent document ne se veut pas discriminatoire et vise uniquement à alléger le texte. En conséquence, tout ce qui s’applique aux hommes s’applique également aux femmes.
CHAPITRE 1- MISSION ET OBJECTIFS
MISSION
Regrouper les propriétaires riverains du lac Viceroy et ceux possédant un droit de passage et protéger leurs intérêts.
OBJECTIFS
◊ Protéger, défendre et améliorer l’environnement du lac Viceroy et son bassin versant ;
◊ Préserver le patrimoine naturel du lac Viceroy pour les générations futures ;
◊ Représenter auprès des instances municipales et gouvernementales les intérêts de l’association ;
◊ Informer, diffuser toutes les informations relatives aux intérêts des membres que l’association possède.
CHAPITRE 2 – DISPOSITIONS GÉNÉRALES
1. SIÈGE SOCIAL
Au domicile du président
2. SCEAU
Le sceau, dont l’impression apparaît ici en marge, est adopté comme le sceau de la corporation.
3. LES MEMBRES ET LES MEMBRES EN RÈGLE
Tout propriétaire riverain ou celui possédant un droit de passage au lac Viceroy peut devenir membre. Est membre en règle le propriétaire qui s’acquitte de sa cotisation annuelle et qui respecte les présents règlements.
4. COTISATIONS ET CONTRIBUTIONS
La cotisation annuelle et toutes autres contributions spéciales qui devront être versées à l’association par ses membres sont établies par le conseil d’administration et ratifiées à une assemblée générale annuelle des membres.
5. CARTE DE MEMBRE
La carte de membre est émise sur réception de la cotisation. Pour être valide, la carte doit porter la signature du trésorier ou autre désigné par le conseil d’administration.
6. EXCLUSION
Le conseil d’administration pourra, par résolution, exclure pour la période qu’il déterminera, tout membre qui ne respecte pas les présents règlements.
7. DÉMISSION
Tout membre en règle peut démissionner en adressant un avis écrit au secrétaire de l’association.
CHAPITRE 3 – LES ASSEMBLÉES DES MEMBRES
8. ASSEMBLÉE GÉNÉRALE ANNUELLE
L’assemblée générale annuelle des membres de l’association aura lieu à la date que le conseil d’administration fixera chaque année, soit en fin de semaine, entre le premier juin et le trente et un (31) août. Elle sera tenue à l’endroit déterminé par le conseil d’administration. À cette assemblée, les membres devront examiner les états financiers de l’association, procéder à l’élection des administrateurs du conseil d’administration et considérer si la nomination d’un vérificateur comptable est requis.
9. ASSEMBLÉE EXTRAORDINAIRE
Le conseil d’administration peut convoquer toute assemblée extraordinaire. De plus, le secrétaire sera tenu de convoquer une assemblée extraordinaire des membres sur réquisition, écrite et signée, d’au moins quinze (15) membres en règle et cela dans les vingt (20) jours suivant la réception d’une telle demande. Cette demande devra spécifier le but et les objets de cette assemblée extraordinaire. Les signataires de la demande écrite pourront convoquer l’assemblée si le secrétaire ne s’exécute pas dans le délai stipulé.
10. AVIS DE CONVOCATION
Toute assemblée de membres sera convoquée au moyen d’un avis écrit avec ordre du jour, tel avis indiquant la date, l’heure, l’endroit et les buts de l’assemblée. En cas d’assemblée extraordinaire, l’avis mentionnera de façon précise les affaires qui y seront transigées.
Le délai de convocation de toute assemblée des membres sera d’au moins dix (10) jours. La présence d’un membre à une assemblée quelconque couvrira le défaut d’avis quant à ce membre.
11. QUORUM
Vingt-cinq (25) membres en règle, présents en personne, constitueront un quorum suffisant pour toute assemblée générale ou extraordinaire des membres. Aucune affaire ne sera transigée à une assemblée à moins que le quorum requis ne soit atteint dès l’ouverture de l’assemblée.
12. VOTE
À toutes assemblées, les voix se prennent par vote ouvert, ou, si tel est le désir d’au moins cinq (5) membres, par scrutin secret. Les questions soumises sont décidées à la majorité des voix des membres présents.
CHAPITRE 4 – LE CONSEIL D’ADMINISTRATION
13. NOMBRE
Les affaires de l’association sont administrées par un conseil d’administration composé d’un maximum de neuf (9) administrateurs incluant un (1) président, (1) vice-président, un trésorier (1), un (1) secrétaire.
14. ÉLIGIBILITÉ
Tout membre en règle est éligible comme administrateur et peut remplir telles fonctions.
15. DURÉE DES FONCTIONS
Tout administrateur entrera en fonction à la clôture de l’assemblée au cours de laquelle il a été élu. Il demeurera en fonction pendant deux (2) ans, ou jusqu’à ce que son successeur ait été élu, à moins que dans l’intervalle il n’ait été retiré en conformité des dispositions du présent règlement. Afin d’assurer la continuité dans la philosophie et les politiques administratives, l’association utilise le système de mandats décalés. Exceptionnellement, lors de l’adoption de ces règlements par l’assemblée, un (1) administrateur prolongera son mandat d’un an. Par la suite, il y aura rotation aux deux (2) ans.
16. ÉLECTIONS
Les administrateurs sont élus en alternance chaque année par les membres en règle au cours de leur assemblée générale annuelle.
Tout administrateur sortant de charge est rééligible s’il possède les qualifications requises.
MODE D’ÉLECTION
Un président, un secrétaire d’élection ainsi que deux scrutateurs sont choisi par l’assemblée. Les scrutateurs distribuent le bulletin de vote dans la salle, les membres y inscrivent le nom du candidat de leur choix et le remettent aux scrutateurs.
Le vote terminé, le président d’élection, aidé du secrétaire, compte les votes et déclare élus les administrateurs qui ont obtenu la majorité des votes.
À la fin de la procédure d’élection, les bulletins sont détruis par les scrutateurs.
17. RETRAIT D’UN ADMINISTRATEUR
Cesse de faire partie du conseil d’administration et d’occuper sa fonction, tout administrateur qui :
présente par écrit sa démission au conseil d’administration ;
cesse de posséder les qualifications requises.
18. RÉMUNÉRATION
Les administrateurs du conseil d’administration ne sont pas rémunérés pour leurs services.
19. RÉUNIONS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION
Les administrateurs se réuniront aussi souvent que nécessaire.
20. CONVOCATION
Les réunions du conseil d’administration sont convoquées par le secrétaire, soit sur réquisition du président, soit sur demande écrite de la majorité des administrateurs.
21. AVIS DE CONVOCATION
Le délai de convocation habituel des réunions est d’au moins sept (7) jours. En cas d’urgence, l’avis de convocation peut être verbal si les administrateurs y consentent.
22. QUORUM ET VOTE
Quatre (4) administrateurs présents en personne constituent un quorum. Toutes les questions soumises sont décidées à la majorité des voix, chaque administrateur ayant droit à un seul vote. En cas d’égalité des voix, le président exerce son droit de vote prépondérant ou demande que le vote soit repris lors d’une prochaine réunion.
CHAPITRE 5 – LES OFFICIERS
23. DÉSIGNATION
Les officiers de l’association sont le président, le vice-président, le trésorier et le secrétaire.
24. ÉLECTION
Le conseil d’administration se réunira après l’assemblée générale annuelle pour y élire les officiers de l’association. Ceux-ci sont élus parmi les administrateurs du conseil d’administration.
25. RÉMUNÉRATION
Aucun officier de l’association n’est rémunéré.
26. PRÉSIDENT
Le président est le premier officier de l’association. Il préside toutes les réunions du conseil d’administration et les assemblées des membres. Il est le porte-parole de l’association, voit à l’exécution des décisions du conseil d’administration, signe tous les documents requérant sa signature, exerce tous les droits et les devoirs inhérents à sa fonction et remplit toutes les charges que le conseil d’administration lui attribue.
27. VICE-PRÉSIDENT
En cas d’absence ou d’incapacité d’agir du président, le vice-président désigné par le conseil d’administration le remplace et exerce tous les droits et les devoirs de cette fonction.
28. SECRÉTAIRE
Il assiste à toutes les réunions du conseil d’administration et il en rédige les procès-verbaux. Il remplit toutes autres fonctions qui lui sont conférées par les présents règlements ou par le conseil d’administration. Il a la garde du sceau de la corporation, de son livre des minutes et de tous autres registres corporatifs.
29. TRÉSORIER
Il a la charge et la garde des fonds de l’association et de ses livres de comptabilité. Il tient un relevé précis des biens et des dettes ainsi que des recettes et déboursés de l’association dans un ou des livres appropriés. Il dépose dans une institution financière déterminée par le conseil d’administration tout argent reçu par l’association. Il tient le conseil d’administration au courant de l’état financier de l’association et fait rapport à l’assemblée générale annuelle des membres.
CHAPITRE 6 – DISPOSITIONS FINANCIÈRES
30. ANNÉE FINANCIÈRE
L’exercice financier de l’association se terminera le 31 mai de chaque année ou à toute autre date fixée par le conseil d’administration.
31. LIVRES ET COMPTABILITÉ
Le conseil d’administration fera tenir par le trésorier de l’association ou sous son contrôle, un ou des livres de comptabilité dans lequel ou lesquels seront inscrits tous les fonds reçus ou déboursés par l’association, tous les biens détenus par celle-ci et toutes ses dettes ou obligations, de même que toutes autres transactions financières de l’association. Ce livre ou ces livres seront tenus au siège social de la l’association et seront ouverts en tout temps à l’examen du président ou du conseil d’administration.
32. VÉRIFICATION
Les livres et états financiers de l’association pourront être vérifiés aussitôt que possible après l’expiration de chaque exercice financier par le vérificateur, nommé à cette fin, si l’assemblée générale annuelle des members considère la nomination d’un vérificateur comptable est requis.
33. EFFETS BANCAIRES
Tous les chèques, billets et autres effets bancaires de l’association seront signés par le président, le trésorier et/ou par un autre administrateur mandaté par résolution.
34. CONTRATS
Les contrats et autres documents requérant la signature de l’association devront au préalable être approuvés par le conseil d’administration et seront signés par le président et secrétaire ou le trésorier.
CHAPITRE 7 – DISPOSITIONS ADDITIONNELLES
35. ANNULATIONS, AMENDEMENTS, NOUVEAUX RÈGLEMENTS
Le conseil d’administration peut annuler, amender et rédiger tout règlement pour l’administration de l’association. Toute nouvelle disposition sera en vigueur jusqu’à ce que l’assemblée générale annuelle suivante ou une assemblée extraordinaire les entérine. À défaut, toute nouvelle disposition sera nulle et non avenue.
36. DISQUALIFICATION OU DÉPART D’UN ADMINISTRATEUR
Tout administrateur absent sans justification auprès du président ou du secrétaire pour plus de trois (3) réunions peut être démis de ses fonctions si le conseil d’administration le juge nécessaire et être remplacé, le cas échéant.
37. DISPOSITIONS EXTRAORDINAIRES
Advenant un litige quant à l’interprétation de l’un ou l’autre des articles des présents règlements, le conseil d’administration a le pouvoir d’interpréter et de prendre la décision.
38. DISSOLUTION DE L’ASSOCIATION
L’association pourrait être dissoute lors d’une décision de l’assemblée extraordinaire. En cas de liquidation, les biens seront dévolus à un ou des organismes sans but lucratif selon la décision des membres en règle sur la recommandation du conseil d’administration.